Lync 2010 ve Ms Outlook 2010 Üzerinde Online Meeting İşlemleri

Bu yazımda Lync 2010 ile hayatımızı kolaylaştıran özelliklerden bir tanesi’de Ms Outlook ile entegre olarak Online Meeting, yani online toplantı işlemlerine değineceğim. Şirket içi ve dışı haberleşmenin yanı sıra çalışanların şehir dışında veya evde olması şirketin organize ettiği toplantılara katılmalarını kolaylaştırıyor. Eğer önemli bir toplantınız var ve şehir dışındasınız ancak bir şekilde katılmanız gerekiyor. İşte burda Lync’in Online Meeting hizmeti devreye giriyor.

Online Meeting Nasıl Hazırlanır?

Ms Outlook Üzerinde Home > New Items yanında ki ok’a tıklıyoruz. Açılan pencerede Online Meeting linkine tıklıyoruz.

image001

Aslında klasik toplantı düzenleme ekranımız geliyor ancak birkaç önemli detay mevcut.

To… kısmından katılımcıları belirtiyoruz. Subject kısmına toplantı konu başlığımızı yazıyoruz. Location kısmına’da belirleyeceğiniz location bilgisini giriyorsunuz. Toplantı saatlerini belirtiyoruz. Body kısmınada toplantı’da değerlendirelecek özeti yazabiliriz. Bu ekranda güzel bir özellik katılımcılar için linkin Online Meeting Body kısmına otomatik eklenmesi.

image002

Bi özellik ise Meeting Options kısmıdır. Bu kısım default’ta kapalı gelir. Toplantıyı organize eden kişi burada ki seçenekler ile katılımcıları direk linke tıklayarak toplantıya dahil olmalarını veya linke tıklasalar bile Loby’de beklemelerini onay ile alınmalarını sağlayabilir.

image003

Customize access and presenters for this meeting ‘in check box’ını işaretleyip, istediğiniz seçenekleri düzenleyebilirsiniz.

image004

Örneklemek gerekirse, Presenters > People I Choose> Manage Presenters’e tıklıyoruz.

Bu ekranda katılımcı ve Sunum yöneticilerini belirleyebiliyoruz. Bu ekranda Serkan SARI katılımcı pozisyonundadır.

image005

image006

Aşağıdaki seçenek de ise katılımcıların linke tıkladılarında direk toplantıya katılma veya loby’de bekletilme durumlarını belirtebilirsiniz.

image007

Gerekli ayarlamalarımızı yaptıktan sonra toplantıyı ilgili katılımcı veya katılımcılara gönderdik.

Serkan katılımcısına toplantı isteği ulaştı.

image008

Onayladı böylelikle Online Meeting işlemlerini tamamladık.

image009

Şimdiki işlemimiz ise meeting zamanı geldiğinde kullanıcıların başta belirttiğimiz link yardımı ile toplantıya dahil olmalarına göz atalım.

Calendar üzerinden toplantımızı görüyoruz.

image010

Online Meeting’e katılmamız için aşağıda belirtilen linke tıklıyoruz.

image011

Linke tıkladığımızda otomatik olarak Lync Client’ım açılıyor ve diğer katılımcıları bekliyor.

image012

Bu işlemler ile Ufuk TATLIDIL ile Serkan SARI katılımcıları sesli ve görüntülü olarak Online Meeting’e başlamış oldular.

image013

Güzel bir özelliğinden daha bahsetmek gerekirse Online Meeting katılımcısının bilgisayarında Lync Client kurulu olmasa bile Online Meeting request’inde bulunan bir link sayesinde Web arayüzü ile Online Meeting’e katılabilir.

image014

Bu işlem için Lync Server 2010’u internete açmanız gerekmektedir. Gerekli DNS ayarlarını yaparsanız Local Network’unuzde sorunsuz çalışır.

image015

Makalemizin sonuna geldik. Birçok arkadaşımın işine yarayacağını düşünüyorum. Umarım faydalı olmuştur.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.